Takarítás és adatvédelem az irodában

A takarító személyzet olyan térben dolgozik, ahol szerződések, ügyféladatok, bérpapírok és bizalmas jegyzetek vannak — jellemzően akkor, amikor senki más nincs bent. Ez adatvédelmi kérdés is, nem csak bizalmi.

Amit írásban érdemes rögzíteni

Titoktartási nyilatkozat. A helyszínen dolgozó munkatársak írásos kötelezettségvállalása. Ez az alap, és meglepően gyakran hiányzik.

Belépés rendje. Ki léphet be, mikor, milyen azonosítással. Névre szóló belépő, dokumentált kulcsátadás, riasztókód-kezelés.

Személyi változás bejelentése. Ha új munkatárs kerül a helyszínre, arról a megrendelő értesüljön — így a beléptetési nyilvántartás is naprakész marad.

Az iratokhoz nem nyúlunk szabály. Ez a legfontosabb működési szabály: az asztalon hagyott dokumentumot nem rendezzük, nem lapozzuk, nem pakoljuk át. Csak a szabad felületet tisztítjuk.

Amit a megrendelő oldalán érdemes megtenni

  • 1

    „Tiszta asztal" rend.

    A munkanap végén a bizalmas iratok fiókba vagy szekrénybe kerülnek. Ez egyszerre adatvédelmi intézkedés és a takarítás feltétele: az iratokkal borított asztalt nem lehet letisztítani.

  • 2

    Zárt gyűjtő a bizalmas papírhulladéknak.

    Ha van külön, zárt gyűjtő az iratmegsemmisítésre váró anyagnak, akkor a takarítás azt érintetlenül hagyja, és a kommunális szemetes ürül csak.

  • 3

    Képernyőzár.

    Automatikus zárolás munkaidő végén. Egyszerű beállítás, és a bent maradt, bejelentkezett gépek kockázatát megszünteti.

  • 4

    Külön kezelt helyiségek.

    Szerverszoba, irattár, HR-iroda. Ha ezekbe csak kísérettel vagy egyáltalán nem lehet belépni, azt a jegyzékben rögzíteni kell — mert akkor az ott lévő takarítás nem a szolgáltató feladata.

Amit ne várjon a takarítócégtől

Iratmegsemmisítést. A bizalmas dokumentumok selejtezése és megsemmisítése az Önök folyamata. A takarítás a szemetest üríti — ha bizalmas anyag kerül a kommunális szemetesbe, az már az irodán belüli folyamat hibája.

Az adatvédelmi szabályzat elkészítését. Az adatkezelési rend az adatkezelő felelőssége. A takarítószolgáltató ehhez igazodik, de nem írja meg helyette.

Hogy megoldja a „tiszta asztal" hiányát. Ha az asztalok tele vannak, a takarítás ott mindig félkész marad. Ez nem a takarítócégen múlik.

Az irodatakarítás menetéről és a jegyzékről az irodatakarítás oldalon írtunk részletesen.